Pernah ada pengajuan reimburse yang sebenarnya sederhana, tapi baru cair setelah berminggu-minggu karena “menunggu approval”? Situasi seperti ini bukan sekadar soal orang yang terlambat membalas pesan, ini sering kali tanda desain proses yang kurang tepat dan dengan memahami penyebab utama Anda bisa mempercepat waktu persetujuan, mengurangi bolak-balik klarifikasi, dan tetap menjaga kontrol biaya serta kepatuhan internal.

Akar masalah: proses persetujuan dibuat untuk kontrol, tapi lupa pada aliran kerja

Reimbursement berada pada area sensitif: uang perusahaan, kebijakan biaya, dan bukti transaksi. Karena itu organisasi cenderung menambah lapisan kontrol sampai proses lebih menahan risiko daripada memproses pekerjaan.

Contoh umum: setiap klaim, berapa pun nilainya, harus melalui atasan langsung, kepala departemen, lalu finance. Saat salah satu pihak cuti, rapat, atau berpindah peran, seluruh antrian berhenti. Akhirnya proses tergantung pada satu atau dua orang yang memiliki wewenang final, bukan pada aturan yang jelas.

Bottleneck juga muncul karena alur persetujuan tidak membedakan tingkat risiko. Klaim Rp50.000 untuk parkir diperlakukan sama dengan klaim perjalanan dinas jutaan rupiah. Akibatnya, waktu terbuang untuk memproses hal yang seharusnya cepat dengan kontrol proporsional.

Penyebab paling sering: aturan kabur, data tidak siap, dan peran yang tumpang tindih

Dalam praktik di Indonesia, hambatan terbesar biasanya bukan niat menunda, melainkan ketidakjelasan informasi dan tanggung jawab. Persetujuan tersendat karena approver harus menebak apakah biaya sesuai kebijakan, lalu memilih menahan atau mengembalikan pengajuan untuk aman.

Beberapa penyebab yang sering menciptakan antrian:

• Kebijakan biaya terlalu umum: misalnya hanya tertulis “transport sesuai kebutuhan”, tanpa batasan, contoh, atau pengecualian.
• Bukti transaksi tidak standar: foto struk buram, tanggal tidak terlihat, atau nama merchant tidak terbaca, sehingga finance harus meminta ulang.
• Data wajib tidak dikunci: proyek/cost center, tujuan perjalanan, atau akun biaya sering kosong, lalu harus diklarifikasi berkali-kali.
• Peran approver tumpang tindih: atasan menilai kewajaran, finance menilai kelengkapan, tapi keduanya memeriksa hal yang sama sehingga ada duplikasi review.
• Eskalasi pun tidak jelas: saat approver utama tidak tersedia, tidak ada delegasi formal, jadi pengajuan menggantung.
• Perbedaan interpretasi: tim A menganggap reimbursable, tim B menolak untuk kasus serupa, memicu revisi bolak-balik dan menurunkan kepercayaan pada proses.

Ada juga faktor pengolahan secara batch: finance atau approver memproses sekaligus di akhir minggu karena tidak ada SLA yang disepakati. Ini memperpanjang rata-rata waktu cair walau tiap langkah sebenarnya cepat.

Jika organisasi Anda juga mempertimbangkan kepatuhan fiskal, masalah data terasa lebih signifikan. Dokumen transaksi yang rapi, kategori biaya konsisten, dan jejak persetujuan yang jelas membantu saat audit atau rekonsiliasi, seperti dibahas pada panduan kepatuhan fiskal dalam pengelolaan reimburse.

Cara menghilangkan bottleneck tanpa mengorbankan kontrol

Solusi efektif biasanya bukan menambah lapisan, melainkan merapikan aturan dan memperbaiki kualitas input sejak awal. Tujuannya sederhana: approver cukup mengambil keputusan, bukan mengumpulkan informasi.

Langkah perbaikan yang paling berdampak dan relatif cepat diterapkan:

• Terapkan threshold dan risk-based approval: bedakan alur untuk nominal kecil, biaya berulang, dan biaya berisiko tinggi (misalnya perjalanan dinas atau hiburan bisnis). Untuk nominal kecil, cukup satu approver dengan audit sampling.
• Buat kebijakan yang operasional: tambahkan batas nominal, contoh yang boleh dan tidak, serta definisi yang sering diperdebatkan (misalnya “transport lokal” mencakup apa saja).
• Standarisasi field wajib: cost center, proyek, tanggal transaksi, jenis biaya, dan tujuan harus diisi sebelum bisa diajukan. Ini mengurangi pengembalian pengajuan.
• Pisahkan peran review: atasan fokus pada kebutuhan bisnis dan kewajaran, finance fokus pada kelengkapan dan kepatuhan. Hindari dua pihak memeriksa hal yang sama.
• Delegasi dan eskalasi otomatis: tetapkan pengganti saat cuti dan aturan eskalasi bila SLA terlewati, misalnya 2 hari kerja untuk langkah tertentu.
• Gunakan exception handling: tidak semua pengajuan diperiksa detail, tetapi yang menyimpang dari pola (nominal tinggi, merchant tertentu, atau klaim berulang) diberi perhatian ekstra.

Coba bayangkan skenario sederhana: tim sales mengajukan transport harian. Dengan aturan jelas (batas harian, kategori biaya, bukti minimum) dan alur satu langkah, approver hanya perlu memeriksa kewajaran total dan konteks pekerjaan. Finance tidak perlu bolak-balik meminta cost center atau memperjelas tanggal.

Terakhir, ukur prosesnya. Pantau metrik seperti rata-rata waktu persetujuan per level, persentase pengajuan yang dikembalikan, dan alasan penolakan terbanyak. Dari situ Anda bisa menentukan apakah bottleneck ada pada kebijakan, perilaku approver, atau kualitas data dari pengaju.

Jika waktu persetujuan mulai terukur, pilih satu perbaikan kecil untuk diuji selama dua minggu.

Pelajari lebih lanjut di Reimburse.ID