Di banyak kantor, yang membuat lelah bukan jumlah klaim biaya, melainkan cara mengelolanya. Saat bukti belanja tersebar di chat, email, dan kertas yang mudah hilang, tim keuangan menghabiskan waktu untuk pekerjaan seperti detektif alih-alih analisis. Artikel ini membahas penyebab frustrasi saat klaim masih manual, dampaknya terhadap kontrol dan kepatuhan, serta langkah praktis agar proses menjadi lebih rapi dan cepat.

Frustrasi utama saat proses klaim masih manual

Masalah sering dimulai dari input data yang tidak konsisten. Satu orang menulis “transport”, yang lain “grab”, sementara nominal tercatat sebagai Rp250.000 atau 250k, sehingga semua harus diseragamkan sebelum diposting.

Berikut sumber friksi yang paling sering muncul di tim keuangan:

• Bukti tidak lengkap: struk buram, foto terpotong, atau bukti yang tidak mencantumkan tanggal dan merchant.
• Duplikasi klaim: struk yang sama dikirim ulang karena karyawan lupa statusnya atau mengajukan lewat kanal berbeda.
• Approval terlambat: atasan sedang dinas sehingga approval menumpuk dan kas kecil jadi solusi sementara.
• Kategori biaya membingungkan: biaya representasi dicampur dengan makan internal, membuat laporan manajemen bias.
• Rekonsiliasi sulit: klaim masuk setelah laporan bulan berjalan ditutup, memaksa penyesuaian berulang.

Contoh sederhana: karyawan sales membeli bensin Rp350.000 dan membayar tol Rp120.000, lalu mengirim foto struk seminggu kemudian. Tim keuangan harus menebak proyek yang terkait, batas harian, dan apakah penggantian sudah pernah dilakukan lewat kas kecil.

Dampak ke transparansi, akurasi pembukuan, dan arus kas

Proses manual membuat visibilitas pengeluaran menjadi terlambat, bukan real-time. Owner atau manajer keuangan baru menyadari pembengkakan biaya ketika laporan selesai, sementara keputusan operasional sudah dibuat.

Dari sisi akurasi, klaim manual meningkatkan risiko salah posting akun dan masuk ke periode yang keliru. Misalnya biaya perjalanan yang seharusnya dicatat di Maret tetapi diproses di April membuat laporan laba rugi per bulan kurang mencerminkan kondisi sebenarnya.

Arus kas juga terdampak karena jadwal penggantian tidak jelas. Karyawan menuntut pembayaran, sedangkan tim keuangan sulit memberi estimasi karena menunggu bukti, klarifikasi, atau tanda tangan berjenjang.

Di UMKM yang mengandalkan kas kecil, masalah sering berulang: kas kecil cepat habis untuk talangan dan diisi kembali tanpa dokumentasi rapi. Akhirnya, pengeluaran kecil yang paling sering terjadi justru paling sulit diaudit.

Risiko kontrol internal dan kepatuhan di Indonesia

Dalam praktik di Indonesia, klaim biaya yang tertata bukan sekadar administrasi, melainkan bagian penting kontrol internal. Tanpa jejak persetujuan yang jelas, sulit memastikan biaya itu benar untuk kepentingan usaha, sesuai limit, dan tidak melanggar kebijakan seperti pengeluaran tanpa pre-approval.

Dari sisi audit dan pajak, kualitas dokumen menentukan banyak hal. Biaya perusahaan umumnya perlu didukung bukti memadai agar dapat dipertanggungjawabkan sebagai biaya usaha; bukti lemah meningkatkan risiko koreksi saat pemeriksaan atau kesulitan menjelaskan transaksi.

Ada juga aspek PPh 21 dan tunjangan: reimbursement yang benar-benar untuk kepentingan kantor dan didukung bukti biasanya diperlakukan berbeda dibanding pemberian uang tetap (allowance) yang berpotensi menjadi penghasilan. Karena kebijakan perusahaan dan karakter biaya berbeda-beda, tim keuangan harus konsisten membedakan antara “penggantian biaya” dan “benefit” yang bisa menjadi objek pajak bagi karyawan.

Untuk PPN masukan, dokumen juga sangat penting. Jika perusahaan ingin mengkreditkan PPN, faktur pajak perlu memenuhi ketentuan dan datanya selaras; struk biasa yang tidak memenuhi syarat memiliki perlakuan berbeda. Di sinilah proses terstruktur membantu meminimalkan salah perlakuan sejak awal.

Jika Anda ingin memperkuat disiplin bukti dan alur persetujuan, pembahasan tentang bagaimana sistem klaim biaya mendorong kepatuhan bisa menjadi rujukan di panduan kepatuhan dalam klaim biaya karyawan.

Praktik sederhana agar proses klaim lebih cepat dan bisa diaudit

Perubahan besar biasanya berhasil jika dimulai dari standar yang jelas. Sebelum memilih alat atau alur, rapikan definisi: biaya yang bisa diklaim, batas nominal, dan bukti minimal yang wajib ada.

Langkah yang paling sering memberikan dampak cepat:

• Standarkan field wajib: tanggal transaksi, merchant, tujuan atau proyek, kategori biaya, metode bayar, dan lampiran bukti.
• Tentukan SLA internal: misalnya pengajuan maksimal H+7 dari tanggal transaksi dan approval maksimal 2 hari kerja.
• Atur matriks approval: berdasarkan nominal dan jenis biaya, bukan semata jabatan, agar kontrol lebih proporsional.
• Gunakan kategori yang akuntansi-friendly: selaraskan dengan chart of accounts supaya posting otomatis atau semi-otomatis lebih mudah.
• Siapkan alasan penolakan yang spesifik: contoh “bukti tidak memuat tanggal” atau “melewati limit harian”, bukan sekadar “tidak sesuai”.
• Audit trail rapi: simpan jejak siapa mengajukan, siapa menyetujui, kapan, dan apa revisinya.

Bayangkan skenario tadi (bensin dan tol), tetapi karyawan wajib memilih proyek, mengisi tujuan kunjungan, dan mengunggah bukti pada hari yang sama. Atasan menerima notifikasi untuk menyetujui hari itu juga, dan tim keuangan tinggal memeriksa kelengkapan serta kesesuaian kategori sebelum membayar.

Terakhir, pastikan ada mekanisme pengecualian yang terkendali. Misalnya pada kondisi darurat saat bukti hilang, tetapkan form pernyataan, batas nominal kecil, dan persetujuan tambahan agar tidak menjadi celah rutin.

Dengan alur yang terstandar dan jejak dokumen yang kuat, tim keuangan bisa fokus pada analisis dan pengendalian biaya, bukan mengejar-ngejar bukti.

Jika proses Anda masih campur aduk, pilih satu perbaikan kecil minggu ini dan ukur dampaknya.

Pelajari lebih lanjut di reimburse.id