Ketika jumlah klaim reimbursement masih puluhan per bulan, persetujuan lewat chat mungkin terasa cukup, namun masalah muncul saat tim bertambah, jenis biaya makin beragam, dan atasan sering mobile. Proses jadi lambat, bukti tercecer, dan standar keputusan tidak konsisten. Dengan menyusun workflow yang rapi, Anda bisa mempercepat waktu approval, mengurangi revisi, dan menjaga kepatuhan kebijakan tanpa membuat tim merasa dipersulit.

1) Tetapkan kebijakan yang bisa dieksekusi, bukan sekadar dokumen

Workflow yang siap skala selalu berawal dari aturan yang jelas dan mudah diterapkan. Fokus pada tiga hal yang sering memicu bolak-balik: jenis biaya yang diperbolehkan, batas nominal, dan bukti yang wajib. Tuliskan kebijakan dalam bentuk operasional agar bisa langsung dipakai tim dan sistem.

Contoh format operasional: transport lokal maksimal Rp150.000 per hari dengan struk, makan saat perjalanan dinas maksimal Rp100.000 per orang, dan tol serta parkir wajib disertai foto bukti. Buat contoh konkret agar tidak ada interpretasi berbeda saat verifikasi. Pastikan contoh ini mudah diakses semua pihak.

Di Indonesia, bedakan reimbursement untuk perjalanan dinas, penggantian pembelian barang/jasa, dan kompensasi lain yang berpengaruh pada pencatatan pajak atau bukti potong. Selaraskan kebijakan dengan tim Finance/Accounting sejak awal supaya perlakuan dokumen dan akun biaya konsisten. Ini mengurangi revisi saat rekonsiliasi.

• Definisikan kategori biaya dan contoh yang diterima atau ditolak.
• Tetapkan SLA internal (misalnya verifikasi 2 hari kerja, approval 2 hari kerja).
• Tetapkan aturan tanggal: batas pengajuan setelah transaksi (misalnya 14 hari).
• Standarkan format bukti: foto struk harus terbaca, tanggal dan nominal terlihat.
• Siapkan pengecualian yang jarang terjadi agar tidak mengganggu alur utama.

2) Petakan alur end-to-end dan peran yang bertanggung jawab

Sebelum menentukan siapa menyetujui apa, petakan alur dari pengajuan sampai pembayaran dan rekonsiliasi. Untuk kebutuhan skala, sertakan titik kontrol yang mencegah duplikasi pembayaran dan memastikan dokumen lengkap sebelum antrean approval. Alur yang jelas mengurangi tumpang tindih tugas dan penundaan.

Alur yang stabil biasanya mencakup: karyawan mengajukan, verifikator memeriksa kelengkapan dan kesesuaian, approver mengambil keputusan, lalu Finance memproses pembayaran dan pencatatan. Jika ada banyak lokasi atau unit, pisahkan verifikasi administratif (kelengkapan dan aturan) dari persetujuan substantif (kebutuhan atau urgensi). Pemisahan ini mempercepat proses di skala besar.

Buat RACI sederhana agar tidak muncul area abu-abu. Misalnya: karyawan lapangan mengajukan biaya akomodasi; admin operasional memverifikasi bukti dan batas; atasan langsung mengonfirmasi konteks perjalanan; Finance memastikan akun biaya dan jadwal pembayaran. RACI membuat tanggung jawab jelas pada setiap langkah.

• Requester: mengajukan dan melengkapi bukti.
• Verifier: cek kebijakan, kelengkapan, duplikasi, kategori.
• Approver: keputusan akhir sesuai otorisasi.
• Finance: pembayaran, jurnal, arsip dokumen.

3) Rancang aturan otorisasi dan eskalasi yang proporsional

Workflow yang skalabel tidak memaksa semua klaim lewat jalur yang sama panjang. Terapkan prinsip berbasis risiko: semakin besar nominal atau sensitif kategori, semakin ketat lapisannya.

Buat matriks otorisasi berdasarkan nominal dan kategori. Contoh umum: di bawah Rp500.000 cukup atasan langsung; Rp500.000 sampai Rp2.500.000 butuh kepala departemen; di atas itu memerlukan persetujuan pimpinan fungsi atau CFO, khususnya untuk kategori seperti hiburan klien atau pembelian peralatan. Matriks ini harus mudah dipahami dan diakses.

Eskalasi mencegah antrean macet. Tentukan aturan misalnya: jika approver tidak merespons dalam 2 hari kerja, sistem mengingatkan; setelah 3 hari klaim naik ke atasan approver atau delegasi yang ditunjuk. Siapkan juga mekanisme delegasi sementara dengan tanggal berlaku untuk peran yang sering bepergian.

Jika Anda menilai proses secara kuantitatif, gunakan metrik yang mencerminkan kualitas dan kecepatan alur, misalnya waktu siklus, rasio klaim ditolak, dan tingkat kelengkapan bukti. Anda bisa merujuk pada pembahasan indikator kinerja untuk menilai efektivitas pengelolaan klaim agar rancangan otorisasi Anda didukung data.

4) Standarkan data dan bukti agar verifikasi tidak jadi bottleneck

Banyak workflow gagal skala bukan karena approver lambat, tetapi karena input yang tidak seragam. Solusinya: standarkan field dan aturan validasi sejak pengajuan.

Tentukan data minimal yang wajib ada: tanggal transaksi, lokasi, kategori, deskripsi singkat, metode pembayaran pribadi atau perusahaan, nominal, dan lampiran bukti. Tambahkan field audit seperti nomor perjalanan dinas atau kode proyek agar alokasi biaya tidak bergantung pada ingatan individu. Data yang lengkap memudahkan rekonsiliasi.

Untuk bukti, jelaskan apa yang sah dan kapan perlu klarifikasi. Contoh: struk buram atau hanya menampilkan total tanpa detail sebaiknya otomatis masuk status “perlu perbaikan” sebelum verifikasi kebijakan. Dengan begitu verifikator tidak membuang waktu pada klaim yang jelas tidak memenuhi syarat.

• Gunakan kategori yang konsisten dengan akun biaya di pembukuan.
• Pastikan format tanggal konsisten (misalnya DD/MM/YYYY).
• Tetapkan aturan pembulatan atau toleransi selisih (misalnya Rp0, tidak boleh ada selisih).
• Wajibkan alasan jika melebihi batas (dengan lampiran pendukung).

5) Siapkan kontrol, audit trail, dan siklus perbaikan berkelanjutan

Skala berarti lebih banyak orang, pengecualian, dan risiko kesalahan, oleh sebab itu workflow harus menyimpan jejak keputusan: siapa menyetujui, kapan, perubahan apa yang dibuat, dan alasan penolakan atau revisi. Audit trail membuat semua langkah bisa ditelusuri saat diperlukan.

Audit trail berguna saat ada pertanyaan manajemen atau rekonsiliasi akhir bulan. Pastikan setiap klaim memiliki status yang jelas (diajukan, perlu perbaikan, diverifikasi, disetujui, ditolak, dibayar) dan alasan yang mudah dipahami tanpa konteks tambahan. Ini mempercepat penyelesaian masalah.

Jadwalkan review berkala berdasarkan data, bukan asumsi. Misalnya tiap kuartal periksa 10 alasan penolakan terbanyak lalu perbaiki kebijakan atau form agar masalah tidak berulang. Atau identifikasi unit yang sering terlambat melengkapi bukti dan berikan panduan singkat serta contoh bukti yang benar.

Jika workflow Anda sudah terdokumentasi, gunakan uji coba kecil selama 2 sampai 4 minggu pada satu tim sebelum diterapkan luas. Dari situ Anda bisa menyesuaikan SLA, matriks otorisasi, dan definisi bukti tanpa mengganggu seluruh organisasi.

Merapikan alur persetujuan sekarang akan mengurangi kerja ulang dan membuat keputusan biaya lebih konsisten saat organisasi tumbuh.

Pelajari lebih lanjut di Reimburse.ID