Di banyak perusahaan, masalah kepatuhan sering muncul dari hal kecil yang berulang: struk hilang, kategori biaya rancu, atau persetujuan lewat chat tanpa jejak rapi. Dampaknya terasa saat audit internal, penutupan buku, atau ketika tim pajak meminta bukti konsisten. Dengan pendekatan yang tepat, sistem klaim biaya karyawan bisa menjadi jalur pengeluaran yang tertib, dapat ditelusuri, dan mudah dipertanggungjawabkan.

Titik rawan kepatuhan dalam proses klaim manual

Proses klaim yang mengandalkan spreadsheet dan email sering membuka celah kontrol, meski awalnya niatnya sederhana. Celah ini biasanya terlihat saat volume transaksi naik atau ada pergantian personel.

Beberapa titik rawan yang sering memicu temuan audit adalah kebijakan yang tidak konsisten dan bukti yang tidak memenuhi standar. Di praktik Indonesia, kerapian bukti dan kejelasan tujuan bisnis menentukan apakah biaya diakui secara internal maupun untuk pajak.

• Persetujuan berjenjang tidak konsisten (misalnya klaim di atas Rp2.000.000 lolos tanpa approval atasan).
• Dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak terbaca (foto struk buram, tidak ada tanggal, atau tidak ada rincian).
• Duplikasi klaim (struk sama diklaim dua kali, atau biaya yang sama diklaim lewat kas kecil dan reimbursement).
• Salah klasifikasi akun biaya (transport dicatat sebagai representasi, atau konsumsi rapat masuk ke biaya pribadi).
• Periode pengakuan tidak tepat (biaya Desember baru diajukan Maret tanpa justifikasi), mengganggu cut-off.
• Risiko ketidakpatuhan pemotongan/pemungutan pajak karena data vendor tidak tersedia.

Jika Anda pernah mengejar bukti transaksi menjelang closing, pola ini sudah terlihat: kerja tim finance bertambah sementara kontrol melemah. Solusinya bukan hanya memperketat pengawasan orang, melainkan memperjelas aturan dan memasukkannya ke alur kerja.

Fitur inti yang menguatkan kontrol dan jejak audit

Sistem yang baik bukan sekadar tempat mengunggah struk, tetapi mekanisme kontrol internal yang mendorong disiplin tanpa menyulitkan karyawan. Kuncinya adalah standardisasi input, validasi otomatis, dan jejak audit yang jelas.

Pertama, buat kebijakan yang “hidup” di dalam alur. Misalnya, untuk biaya makan selama dinas sistem bisa meminta itinerary atau surat tugas; untuk biaya representasi minta daftar peserta dan tujuan pertemuan.

Kedua, pastikan sistem menangkap data minimal yang konsisten untuk audit dan akuntansi. Praktik efektif adalah menetapkan field wajib seperti tanggal transaksi, lokasi, kategori biaya, pusat biaya, proyek, metode pembayaran, dan lampiran bukti.

Ketiga, pakai aturan otomatis yang mencegah pelanggaran sejak awal, bukan menunggu penolakan di akhir. Contoh: sistem menandai jika nominal melewati limit harian, jika tanggal pengajuan melewati SLA (misalnya 14 hari kerja), atau jika bukti tidak memuat total belanja.

Kontrol makin efektif bila dipadu dengan alur persetujuan berjenjang yang jelas. Minimal, bedakan approval berdasarkan kombinasi nominal, jenis biaya, dan unit kerja agar risiko “approval asal lewat” berkurang.

Agar audit trail kuat, sistem perlu mencatat: siapa mengajukan, kapan, perubahan apa yang dibuat, siapa menyetujui atau menolak beserta alasannya, dan kapan pembayaran dilakukan. Jejak ini memudahkan auditor melakukan walkthrough dan sampling tanpa meminta data tambahan berulang kali.

Terakhir, integrasi dengan proses keuangan menutup celah rekonsiliasi. Jika klaim yang disetujui otomatis menghasilkan dokumen pencatatan (misalnya draft jurnal) dan status pembayaran dapat dilacak, risiko biaya menggantung atau salah posting berkurang.

Jika fokus Anda juga mengurangi pemborosan dan kebocoran, pembahasan tentang penguatan kontrol pengeluaran dapat dilanjutkan melalui panduan mengatasi kebocoran anggaran melalui pengelolaan reimbursement yang lebih rapi untuk menyelaraskan kontrol dan efisiensi.

Menyelaraskan kebijakan internal dengan kebutuhan pajak dan pembukuan

Di Indonesia, kepatuhan klaim biaya bukan hanya soal SOP internal, tetapi juga kesiapan bukti saat pemeriksaan atau klarifikasi pajak. Karena itu, desain data dan kebijakan klaim sebaiknya melibatkan tim finance dan tax sejak awal.

Mulailah dari pertanyaan sederhana: bukti seperti apa yang dianggap memadai untuk tiap jenis biaya? Untuk transport berbasis aplikasi, mintalah e-receipt yang memuat tanggal, rute, dan total. Untuk penginapan, minta invoice yang memuat nama tamu, tanggal menginap, dan rincian pajak bila ada.

Perhatikan juga transaksi yang mungkin memerlukan pemotongan atau pemungutan pajak oleh perusahaan. Jika karyawan membayar vendor lalu meminta penggantian, kumpulkan data vendor, jenis transaksi, dan dokumen pendukung agar analisis kepatuhan pajak tidak terhenti pada foto struk yang tidak standar.

Praktik yang membantu adalah menambahkan checkpoint di awal: kategori tertentu memunculkan field tambahan untuk nama vendor, NPWP bila relevan, serta jenis dokumen (invoice/kwitansi). Dengan begitu, tim pajak tidak perlu menebak dari foto struk yang tak standar.

Untuk pembukuan, pastikan kebijakan klaim mendukung cut-off dan akurasi akun. Contoh: klaim lewat batas waktu harus disertai alasan dan persetujuan khusus, sehingga pengecualian bisa dipantau dan tidak menjadi kebiasaan.

Di sisi lain, jangan membebani karyawan dengan persyaratan yang tidak proporsional untuk nominal kecil. Terapkan tiering, misalnya aturan bukti dan approval lebih ketat untuk biaya di atas ambang tertentu, selama konsisten dan terdokumentasi.

Langkah implementasi dan metrik yang disukai auditor

Implementasi yang sukses biasanya dimulai dari kebijakan yang tegas namun realistis, lalu diterjemahkan ke pengaturan sistem. Lakukan uji coba pada satu atau dua unit kerja dengan volume klaim tinggi sebelum rollout penuh.

Susun matriks kebijakan yang ringkas agar semua pihak punya rujukan sama. Matriks ini idealnya memuat kategori biaya, limit, bukti wajib, SLA pengajuan, dan siapa approver-nya.

Setelah berjalan, auditor akan lebih mudah menilai efektivitas kontrol jika Anda memantau metrik relevan. Beberapa metrik praktis yang menunjukkan kepatuhan adalah:

• Persentase klaim yang ditolak dan alasan teratasnya.
• Rata-rata waktu dari pengajuan sampai approval, serta bottleneck approver.
• Rasio klaim tanpa bukti yang memenuhi kriteria (misalnya lampiran tidak terbaca).
• Jumlah klaim melewati SLA pengajuan per unit kerja.
• Temuan duplikasi atau anomali nominal (outlier) per kategori.
• Kesesuaian posting akun biaya berdasarkan sampling (misclassification rate).

Gunakan metrik tersebut untuk memperbaiki kebijakan, bukan untuk menghukum unit tertentu. Misalnya, jika alasan penolakan terbanyak adalah bukti tidak lengkap, solusi efektif biasanya memperjelas contoh bukti yang benar dan membuat sistem menolak unggahan yang buram atau tidak memuat total.

Pada tahap matang, Anda dapat menambahkan kontrol lanjutan seperti pembatasan kategori berdasarkan grade jabatan, aturan khusus untuk perjalanan dinas, atau analitik pola klaim berulang. Semua itu lebih mudah diterima organisasi jika dasar proses sudah rapi dan tidak memberatkan.

Pada akhirnya, sistem yang terstruktur membuat kebijakan lebih mudah dipatuhi, bukti lebih siap diaudit, dan penutupan buku lebih tenang.

Jika Anda ingin, tinjau ulang kebijakan saat ini dan pilih dua kontrol paling berdampak untuk diterapkan lebih dulu.

Pelajari lebih lanjut di reimburse.id