Ketika pengajuan biaya masih tersebar di chat, email, dan spreadsheet, risikonya bukan hanya keterlambatan, tetapi juga kebocoran data dan kesalahan pencatatan. Saat memilih aplikasi, banyak organisasi terpaku pada fitur permukaan seperti OCR struk atau approval berjenjang, lalu mengabaikan penilaian keamanan dan integrasi secara menyeluruh. Panduan ini membantu Anda menilai vendor secara terstruktur: apa yang perlu ditanyakan, bukti apa yang sebaiknya diminta, dan bagaimana memastikan sistem terhubung dengan ekosistem perusahaan tanpa menambah risiko.

Menilai keamanan: kontrol dasar hingga kepatuhan

Mulailah dengan menetapkan klasifikasi data yang akan diproses: identitas karyawan, detail rekening, bukti transaksi, serta data pajak dan vendor. Dari sana, nilai apakah kontrol keamanan vendor cukup untuk melindungi data yang sensitif dan berisiko tinggi jika bocor.

Di praktik Indonesia, penting untuk membahas kepatuhan terhadap Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan kebijakan internal perusahaan tentang pemrosesan data. Untuk rujukan regulasi umum, Anda dapat melihat naskah UU PDP di situs resmi peraturan, misalnya UU No. 27 Tahun 2022; implementasi detail tetap perlu disesuaikan dengan konteks perusahaan dan kontrak.

Berikut area keamanan yang biasanya membedakan vendor saat due diligence:

• Enkripsi data: enkripsi saat transit (TLS) dan saat tersimpan (at rest), termasuk manajemen kunci dan rotasi.
• Kontrol akses: SSO/SAML atau OIDC, MFA, role-based access control (RBAC), serta prinsip least privilege untuk tim finance dan auditor.
• Jejak audit: audit trail yang tidak dapat diubah untuk approval, perubahan master data, dan tindakan admin, lengkap dengan timestamp dan user.
• Keamanan aplikasi: praktik secure SDLC, uji kerentanan berkala, serta proses patching yang jelas.
• Isolasi tenant: untuk model SaaS, pastikan pemisahan data antar pelanggan dan pengujian kontrol isolasi.
• Ketahanan layanan: backup, RPO/RTO, serta rencana pemulihan bencana yang diuji (bukan sekadar dokumen).

Mintalah bukti, bukan janji. Idealnya vendor bisa menunjukkan laporan audit pihak ketiga (misalnya SOC 2 Type II atau ISO/IEC 27001), ringkasan hasil penetration test terbaru, serta kebijakan incident response termasuk SLA notifikasi insiden.

Perhatikan lokasi dan alur data. Tanyakan di mana data disimpan dan diproses, apakah ada subprosesor, serta mekanisme penghapusan data ketika kontrak berakhir atau saat ada permintaan penghapusan sesuai kebijakan perusahaan.

Menilai integrasi: pastikan alur data akuntansi, pajak, dan HR tidak terputus

Integrasi yang baik bukan sekadar adanya API, tetapi memastikan data yang mengalir konsisten dan dapat direkonsiliasi (terutama untuk expense management software Indonesia). Untuk tim finance, keberhasilan biasanya terlihat dari berkurangnya kerja ulang, percepatan penutupan buku, dan menyusutnya selisih antara sistem reimbursement dan buku besar.

Mulailah dengan memetakan sistem: ERP/akuntansi, HRIS, payroll, corporate card, e-wallet/bank, dan sistem pajak internal. Tentukan titik integrasi kritis, seperti sinkronisasi struktur organisasi dan cost center, pemetaan COA (chart of accounts), serta penanganan multi-entitas dan multi-PT jika grup perusahaan Anda kompleks.

Beberapa pertanyaan integrasi praktis untuk diajukan:

• Metode integrasi: API real-time, file-based (SFTP), atau konektor siap pakai untuk ERP tertentu; jelaskan trade-off dan effort implementasi.
• Model data: apakah mendukung COA, cost center, proyek, dan dimensi analitik lain; bagaimana mapping dan validasi dilakukan.
• Rekonsiliasi: apakah ada nomor referensi unik end-to-end dari pengajuan sampai posting jurnal, serta laporan selisih.
• Penanganan pajak: kemampuan menyimpan komponen PPN/PPH sesuai kebutuhan pencatatan internal, tanpa mengklaim otomatis “patuh” untuk semua skenario.
• Event & logging: log integrasi, mekanisme retry, dan cara memonitor kegagalan sinkronisasi.

Skenario sederhana bisa menguji kualitas integrasi: seorang sales melakukan perjalanan dinas, mengunggah struk hotel, lalu sistem memecah biaya ke cost center, menghitung batas kebijakan, dan menerbitkan jurnal biaya serta utang karyawan. Jika salah satu langkah masih membutuhkan ekspor manual dan pengeditan spreadsheet, masalah tersebut cenderung membesar saat volume transaksi meningkat.

Dalam perubahan proses, frustrasi tim keuangan sering muncul ketika alur pengajuan tidak seragam dan data tidak siap posting. Diskusi ini berguna untuk menyelaraskan kebutuhan integrasi dan kontrol internal, seperti dijelaskan pada artikel tantangan operasional tanpa alur pengajuan digital yang rapi.

Terakhir, nilai arsitektur otorisasi integrasi. Pastikan akses API menggunakan token yang scope-nya bisa dibatasi, ada pemisahan environment (dev/test/prod), serta mekanisme rotasi kredensial sesuai standar keamanan perusahaan.

Due diligence vendor yang efektif: gabungkan perspektif IT, procurement, dan risk

Evaluasi terbaik mengombinasikan bukti teknis, bukti operasional, dan kesiapan kontraktual. Agar proses tetap fokus, buat daftar dokumen wajib sejak awal dan tetapkan kriteria lulus-gagal untuk risiko yang tidak dapat ditoleransi.

Di sisi IT dan risk, minta paket bukti yang konsisten. Contohnya: diagram arsitektur tingkat tinggi, kebijakan akses admin, ringkasan kontrol keamanan, daftar subprosesor, serta riwayat insiden material beserta langkah perbaikannya.

Di sisi procurement, detail kontrak sering menentukan tingkat risiko jangka panjang. Pastikan klausul berikut dibahas secara jelas:

• Kepemilikan dan pengembalian data: format ekspor, biaya ekstraksi, dan timeline saat terminasi.
• SLA dan dukungan: definisi downtime, jam dukungan, waktu respons insiden, serta kompensasi yang realistis.
• Perubahan produk: pemberitahuan perubahan fitur atau kebijakan yang berdampak pada kontrol internal atau pelaporan.
• Hak audit: mekanisme audit yang wajar tanpa mengganggu operasi, termasuk akses ke laporan audit pihak ketiga.
• Keamanan SDM vendor: pemeriksaan latar belakang untuk admin kritikal dan pelatihan keamanan rutin.

Sebelum go-live, jalankan pilot dengan data dan peran yang mendekati kondisi nyata. Ukur hasilnya dengan metrik yang disepakati, misalnya waktu siklus pengajuan sampai pembayaran, persentase transaksi yang dapat diposting tanpa koreksi, serta jumlah pengecualian kebijakan yang memerlukan review manual.

Jika ada kebutuhan khusus seperti banyak entitas, persetujuan lintas negara, atau pengelolaan tunjangan tertentu, dokumentasikan sejak awal sebagai requirement yang bisa diuji. Ini membantu menghindari fit-gap yang baru terlihat setelah kontrak berjalan.

Pada akhirnya, solusi yang aman dan terintegrasi adalah yang mampu membatasi akses, menyajikan audit trail, dan mengalirkan data ke sistem inti tanpa kerja ulang.

Susun daftar pertanyaan dan bukti yang perlu diminta, lalu uji dengan pilot singkat sebelum keputusan final.

Pelajari lebih lanjut di reimburse.id