Di banyak perusahaan, klaim biaya sering terlihat sepele sampai angkanya tiba-tiba membesar atau karyawan mengeluh karena prosesnya tersendat. Pada titik itu, penyebabnya biasanya bukan niat individu, melainkan proses yang longgar dan data yang tidak konsisten. Dengan audit dan kontrol rutin, tim HR bisa menegakkan kebijakan yang adil, mempercepat verifikasi, dan mengurangi risiko finansial dan kepatuhan.

Risiko nyata jika reimbursement dibiarkan tanpa kontrol

Reimbursement mempengaruhi keuangan perusahaan dan pengalaman karyawan sekaligus, sehingga dampaknya cepat terasa. Tanpa kontrol, kebocoran kecil bisa terjadi berulang dan berubah jadi biaya tetap yang sulit dilacak.

Masalah umum meliputi klaim ganda, kuitansi tidak valid, atau pengajuan yang tidak sesuai kebijakan namun tetap lolos karena verifikasi terburu-buru. Contoh: biaya transport yang seharusnya dibatasi tarifnya, tetapi tanpa pembanding rute atau batas harian, nominalnya meningkat sedikit demi sedikit setiap bulan.

Ada pula risiko konflik internal bila standar pemeriksaan berbeda antar admin atau unit. Karyawan yang patuh merasa dirugikan sementara yang biasa dilonggarkan menganggap itu hak.

• Pembayaran berlebih akibat salah input atau salah hitung.
• Fraud ringan seperti kuitansi yang diedit atau transaksi yang tidak terkait pekerjaan.
• Kesulitan rekonsiliasi karena bukti tidak lengkap atau format tak seragam.
• Keterlambatan pembayaran yang menurunkan kepercayaan dan produktivitas.
• Data biaya tidak akurat sehingga budgeting dan kontrol biaya meleset.

Audit rutin membantu efisiensi, akurasi, dan keadilan kebijakan

Audit efektif tidak harus besar atau menakutkan. Untuk HR dan operasional, audit rutin biasanya berupa pengecekan berkala yang fokus pada pola, kepatuhan dokumen, dan konsistensi penerapan aturan.

Manfaat pertama adalah efisiensi proses. Bila temuan audit diubah jadi perbaikan alur, bolak-balik klarifikasi berkurang karena karyawan tahu bukti yang wajib disertakan, dan pemeriksa memiliki standar yang sama.

Manfaat kedua adalah akurasi data biaya. Saat kategori biaya jelas dan bukti terstruktur, laporan pengeluaran per divisi, proyek, atau periode bisa dibandingkan secara setara.

Manfaat ketiga adalah keadilan. Audit menunjukkan titik di mana kebijakan ditafsirkan berbeda, misalnya ada unit yang mengizinkan makan malam tanpa persetujuan sementara unit lain menolak. Dari sini HR bisa menegaskan definisi biaya dinas dan mendokumentasikan pengecualian.

Jika proses masih manual, audit membantu menemukan langkah yang sering memicu kesalahan, seperti input tanggal transaksi, perhitungan kurs, atau penggabungan beberapa kuitansi. Dalam konteks ini, membaca opsi perbaikan proses seperti cara mempercepat klaim dan mengurangi kesalahan verifikasi bisa membantu tim menentukan prioritas perubahan yang realistis.

Kontrol kunci yang sebaiknya ada dalam proses (berbasis praktik di Indonesia)

Kontrol yang baik biasanya perpaduan antara aturan tertulis, pembatasan sistem, dan kebiasaan verifikasi yang konsisten. Prinsipnya sederhana: cegah kesalahan sejak awal dan buat jejak audit yang rapi untuk penelusuran.

Pertama, tetapkan kebijakan yang operasional, bukan hanya larangan atau izin saja. Misalnya untuk transport: cantumkan batas nominal per hari, kondisi penggunaan taksi, dan bukti minimum seperti struk, bukti pembayaran elektronik, atau screenshot rute bila diperlukan.

Kedua, terapkan segregasi tugas. Idealnya pengaju, pemeriksa, dan pemberi persetujuan bukan orang yang sama, terutama untuk nominal besar. Di perusahaan kecil, minimal atur double-check untuk klaim di atas ambang tertentu dan pastikan jejak persetujuan jelas.

Ketiga, pastikan kontrol dokumen dan kelengkapan data. Bukti transaksi harus menunjukkan elemen yang bisa diverifikasi seperti tanggal, nominal, merchant, dan keterkaitan dengan kegiatan kerja; bila ada invoice, lampirkan bukti pembayaran bila diminta.

Keempat, siapkan kontrol terkait pajak dan perlakuan biaya. Di Indonesia, perlakuan penggantian biaya bisa berbeda tergantung kebijakan perusahaan, jenis biaya, dan bukti pendukung; dokumentasi yang rapi membantu perusahaan mempertanggungjawabkan biaya secara internal dan saat dibutuhkan untuk kepatuhan. Untuk rujukan resmi dan pembaruan regulasi, gunakan portal Direktorat Jenderal Pajak di pajak.go.id.

• Ambang persetujuan berjenjang berdasarkan nominal dan jenis biaya.
• Aturan waktu pengajuan, misalnya maksimal 14 hari setelah transaksi.
• Kategori biaya yang konsisten untuk pelaporan dan budgeting.
• Validasi bukti: tanggal, nominal, merchant, dan keterkaitan kegiatan.
• Pemeriksaan duplikasi: nomor invoice, tanggal, dan nominal yang sama.
• Pengecualian hanya lewat persetujuan tertulis dan alasan yang jelas.

Cara menjalankan audit berkala tanpa mengganggu operasional

Kunci audit rutin adalah ritme yang ringan tapi konsisten. Banyak tim sukses dengan audit bulanan singkat untuk deteksi dini, lalu audit kuartalan yang lebih mendalam untuk perbaikan kebijakan.

Mulailah dari sampling yang tepat. Pilih sampel berdasarkan risiko, misalnya klaim bernominal tinggi, kategori rawan (akomodasi, transport, representasi), atau klaim saat ada lonjakan pengeluaran.

Gunakan checklist standar agar hasil audit dapat dibandingkan antar periode. Checklist sederhana bisa mencakup kelengkapan bukti, kesesuaian kebijakan, otorisasi, ketepatan kategori, dan potensi duplikasi.

Setelah temuan terkumpul, fokus pada perbaikan proses, bukan mencari siapa yang salah. Misalnya bila banyak foto bukti gelap, perbaiki panduan pengambilan gambar dan tetapkan standar minimum, lalu evaluasi lagi bulan berikutnya.

Agar audit tidak menambah beban admin, tentukan output yang jelas dan ringkas. Cukup satu halaman ringkasan temuan, tren, dan aksi yang disepakati, misalnya revisi batas biaya atau penambahan langkah persetujuan untuk jenis klaim tertentu.

Terakhir, komunikasikan perubahan kebijakan dengan contoh konkret. Skenario singkat seperti “klaim parkir tanpa struk di gedung X” atau “transport pulang lembur” lebih mudah dipahami ketimbang paragraf aturan panjang.

Dengan audit dan kontrol yang rutin, proses klaim jadi lebih cepat, adil, dan datanya bisa dipercaya untuk keputusan biaya.

Jika perlu, mulai dari satu periode audit kecil lalu perluas cakupannya secara bertahap.

Pelajari selengkapnya di Reimburse.ID