Di banyak perusahaan, keterlambatan penggantian biaya karyawan bukan karena nominal besar, melainkan alur yang panjang dan berulang. Satu struk hilang, format salah, atau atasan dinas luar bisa menahan klaim berhari-hari dan membuat HR harus menangani pertanyaan dan eskalasi. Panduan ini menunjukkan langkah praktis untuk memangkas waktu klaim: merapikan proses, memperjelas kebijakan, dan memanfaatkan otomasi persetujuan tanpa mengurangi kontrol.

Petakan titik macet: dari pengajuan sampai pembayaran

Langkah pertama bukan langsung ganti tools, melainkan mengidentifikasi di mana waktu terbuang. Biasanya durasi klaim terpangkas pada tiga area: pengumpulan bukti, koreksi data, dan menunggu persetujuan berjenjang.

Mulailah dengan memetakan alur end-to-end: siapa yang mengajukan, apa yang wajib diisi, siapa menyetujui, siapa memverifikasi, lalu kapan dana dicairkan. Catat variasi kasus, misalnya klaim perjalanan dinas yang butuh boarding pass atau klaim representasi yang butuh daftar peserta.

Agar pemetaan objektif, ukur metrik sederhana selama 2–4 minggu. HR dan finance bisa sepakat pada definisi waktu proses, misalnya dari pengajuan sampai status “disetujui”, dan dari “disetujui” sampai “dibayar”.

• Median waktu approval per level (jam/hari kerja)
• Persentase klaim yang kembali untuk revisi
• Alasan revisi terbanyak (format, kategori, bukti, limit)
• Jumlah klaim yang menunggu > 3 hari pada satu approver
• Durasi verifikasi finance per klaim

Hasil pemetaan biasanya langsung menunjukkan bottleneck yang bisa diperbaiki tanpa menambah staf. Misalnya, jika 30% klaim kembali karena kategori salah, akar masalahnya ada pada definisi kategori dan validasi awal, bukan tim verifikasi.

Standarkan kebijakan agar klaim tidak bolak-balik

Otomasi tidak akan menyelamatkan proses bila kebijakan masih ambigu. HR harus memastikan setiap jenis klaim punya aturan yang jelas bagi karyawan dan mudah diaudit finance.

Mulai dari yang sering memicu revisi: batas nominal per kategori, syarat bukti, dan kapan bukti dianggap sah. Di Indonesia, praktik umum adalah mewajibkan bukti transaksi yang dapat ditelusuri (nota/struk/invoice) dan mencantumkan detail yang relevan untuk pembukuan.

Contoh sederhana: untuk klaim transport harian tentukan apakah e-receipt dari aplikasi ride-hailing diterima, apakah harus mencantumkan rute, dan bagaimana mekanisme bila bukti hilang. Jika ada skenario bukti hilang, tetapkan pengganti yang konsisten (misalnya pernyataan dengan persetujuan tambahan) dan risiko yang diterima perusahaan.

Pastikan kategori klaim sejalan dengan kebutuhan pelaporan. Terlalu banyak kategori membuat bingung, terlalu sedikit menghambat analisis biaya. Biasanya 8–15 kategori tingkat atas cukup, sementara rincian ditangani lewat sub-kategori atau field tambahan yang terkontrol.

Terakhir, rapikan ketentuan waktu pengajuan. Misalnya, minta klaim diajukan maksimal 7–14 hari setelah transaksi untuk menjaga disiplin bukti, dengan pengecualian jelas untuk perjalanan dinas panjang. Ketegasan kebijakan sering kali lebih cepat memangkas durasi klaim dibanding menambah lapisan persetujuan.

Optimalkan alur persetujuan dengan otomasi dan kontrol yang tepat

Setelah kebijakan jelas, HR dan TI bisa merancang alur di aplikasi approval reimbursement. Tujuannya memperpendek waktu tunggu, mengurangi revisi, dan menjaga jejak persetujuan yang rapi.

Pilih model alur berdasarkan tingkat risiko. Untuk klaim kecil dan rutin gunakan approval satu tingkat dengan pemeriksaan otomatis limit. Untuk klaim berisiko tinggi, seperti representasi atau perjalanan antar kota, gunakan approval berjenjang atau tambahkan reviewer sebelum persetujuan akhir.

Otomasi yang berdampak besar ada pada validasi sebelum submit. Ketika form memaksa field penting terisi dan memeriksa batas nominal, klaim yang masuk sudah lebih bersih sehingga finance tidak menjadi pusat koreksi.

• Validasi mandatory field: tanggal transaksi, kategori, deskripsi, nominal, lampiran
• Rule limit per kategori dan per periode (misalnya per bulan)
• Auto-routing approver berdasarkan unit, lokasi, atau cost center
• Penggabungan klaim: misalnya beberapa struk makan dalam satu event
• Notifikasi dan reminder otomatis untuk approver yang terlambat
• Delegasi persetujuan saat approver cuti atau dinas

Untuk TI dan tim produk internal, pastikan kontrol akses jelas. Karyawan hanya melihat klaim sendiri, atasan melihat klaim tim, finance melihat untuk verifikasi, dan HR mengelola kebijakan serta pengecualian.

Dari sisi finance, fitur yang mempercepat proses adalah menandai klaim “perlu revisi” dengan alasan terstruktur, bukan komentar bebas. Alasan terstandardisasi (misalnya “bukti tidak terbaca”, “kategori salah”, “melebihi limit”) membantu HR melihat pola dan memperbaiki kebijakan atau edukasi.

Jejak persetujuan penting untuk tata kelola. Jika Anda menilai dampak audit dan kontrol, pembahasan tentang audit trail digital dalam proses reimbursement membantu menyusun kebutuhan bukti persetujuan yang rapi untuk pemeriksaan internal.

Percepat verifikasi dan rekonsiliasi tanpa mengorbankan kepatuhan

Waktu klaim sering menumpuk di tahap akhir: verifikasi, pencatatan, lalu pembayaran. Percepatan di sini butuh kolaborasi HR dan finance karena yang dikejar bukan sekadar cepat, melainkan konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.

Mulai dari standardisasi data pembukuan. Pastikan setiap klaim punya informasi minimum seperti vendor/merchant, tujuan pengeluaran, dan unit pembebanan. Jika perusahaan memakai cost center atau project code, jadikan itu pilihan yang mudah dipilih, bukan diketik bebas.

Selanjutnya, tentukan model pembayaran: apakah digabung dengan payroll atau transfer terpisah pada jadwal tetap. Banyak perusahaan di Indonesia meningkatkan kepuasan karyawan dengan jadwal pembayaran yang dapat diprediksi, misalnya dua kali seminggu, dibanding pembayaran ad hoc.

Dari sisi kepatuhan, jelaskan batas penggunaan uang pribadi untuk pengeluaran perusahaan dan cara penggantian yang sesuai. Untuk perusahaan yang butuh dokumentasi pajak, tegaskan jenis bukti yang diterima dan konsekuensi jika bukti tidak memenuhi standar internal. Karena kebutuhan pajak dan audit berbeda antar industri, pastikan tim finance meninjau kesesuaian dengan praktik yang berlaku di Indonesia.

Terakhir, gunakan dashboard SLA sederhana agar semua pihak melihat keadaan yang sama. Jika SLA approval 1 hari kerja dan SLA verifikasi finance 2 hari kerja, klaim yang melewati batas bisa otomatis masuk daftar pantauan tanpa HR mengejar secara manual.

Jika Anda ingin, mulai dari satu divisi sebagai pilot dan evaluasi perubahan waktunya selama satu bulan.

Pelajari lebih lanjut di Reimburse.ID